মাইক্রোসফট এক্সেল ব্যবহার করে একটি ডায়নামিক ইনভয়েস (Dynamic Invoice) তৈরি করার পদ্ধতি

মূল ধাপসমূহ:

১. ড্রপডাউন লিস্ট তৈরি:

প্রথমে ইনভয়েস নম্বর সিলেক্ট করার জন্য একটি ড্রপডাউন মেনু তৈরি করা হয়।

এর জন্য: Data Tab > Data Validation > Allow: List সিলেক্ট করতে হবে এবং সোর্স হিসেবে ইনভয়েস নম্বরের রেঞ্জটি দেখিয়ে দিতে হবে।

২. FILTER ফর্মুলা ব্যবহার:

ড্রপডাউন থেকে একটি ইনভয়েস নম্বর সিলেক্ট করলে যেন স্বয়ংক্রিয়ভাবে সেই ইনভয়েসের সকল তথ্য চলে আসে, তার জন্য FILTER ফাংশন ব্যবহার করা হয়েছে।

ফর্মুলাটি অনেকটা এইরকম: =FILTER(Data_Range, Invoice_Number_Range = Selected_Invoice_Cell)

৩. ফলাফল:

একবার সেটআপ হয়ে গেলে, আপনি ড্রপডাউন থেকে ইনভয়েস নম্বর পরিবর্তন করার সাথে সাথেই ইনভয়েসের ভেতরের পণ্য, পরিমাণ, দাম এবং মোট টাকার পরিমাণ (Total) সব নিজে নিজেই বদলে যাবে।

এটি মূলত বড় কোনো ডেটাবেস থেকে নির্দিষ্ট তথ্য খুঁজে বের করে একটি সুন্দর ফরম্যাটে দেখানোর একটি সহজ উপায়।

ইনভয়েস নম্বর অনুযায়ী তথ্য আলাদা করতে চান।

নিচে ধাপগুলো দেওয়া হলো:

১. আপনার ডেটা সেটআপ করুন

ধরা যাক আপনার ডেটা আছে A1 থেকে D10 সেলে।

Column A: Invoice No

Column B: Product Name

Column C: Quantity

Column D: Price

২. ড্রপডাউন মেনু তৈরি (Cell F1)

যেখানে আপনি ইনভয়েস নম্বর সিলেক্ট করবেন (যেমন F1 সেল), সেখানে ড্রপডাউন তৈরি করুন:

F1 সেল সিলেক্ট করুন।

Data ট্যাব > Data Validation-এ যান।

Allow থেকে List সিলেক্ট করুন।

Source বক্সে আপনার ইনভয়েস নম্বরের কলামটি (যেমন: $A$2:$A$10) সিলেক্ট করে দিন।

৩. FILTER ফর্মুলা প্রয়োগ

এবার যেখানে আপনি ফলাফল দেখতে চান (যেমন F3 সেল), সেখানে নিচের ফর্মুলাটি লিখুন:

=FILTER(A2:D10, A2:A10 = F1, "No Data Found")

কিভাবে কাজ করবে?

A2:D10: এটি আপনার মূল ডেটা যা আপনি খুঁজে বের করতে চান।

A2:A10 = F1: এটি একটি শর্ত। অর্থাৎ, ইনভয়েস কলামের মান যদি আপনার ড্রপডাউন সেলের (F1) সাথে মিলে যায়, তবেই তথ্য দেখাবে।

"No Data Found": যদি কোনো ডেটা খুঁজে না পায়, তবে এই লেখাটি দেখাবে।

টিপস: মনে রাখবেন, FILTER ফাংশনটি শুধুমাত্র Microsoft 365 বা Excel 2021 এবং এর পরবর্তী ভার্সনগুলোতে কাজ করে।

টেবিলটি কপি করে আপনার এক্সেলের 'Source Data' নামক শিটে A1 সেল থেকে পেস্ট করতে পারেন।

ধাপ ১: স্যাম্পল ডেটা টেবিল (Source Data)

Invoice No	Date	Product Name	Qty	Unit Price	Total
INV-001	01-Jan-24	Laptop	1	55000	55000
INV-001	01-Jan-24	Mouse	2	500	1000
INV-002	02-Jan-24	Keyboard	5	1200	6000
INV-002	02-Jan-24	Monitor	2	15000	30000
INV-003	03-Jan-24	Printer	1	18000	18000
INV-001	01-Jan-24	RAM 8GB	2	3500	7000

ধাপ ২: ইনভয়েস শিট সেটআপ (Dynamic Invoice)

এখন অন্য একটি শিটে (নাম দিন: Invoice) নিচের কাজগুলো করুন:

ড্রপডাউন মেনু তৈরি:

G4 সেলে ক্লিক করুন।

Data > Data Validation-এ যান।

Allow: থেকে List সিলেক্ট করুন।

Source: বক্সে লিখুন: ='Source Data'!$A$2:$A$7 (আপনার ইনভয়েস নম্বরগুলোর লিস্ট)।

ডায়নামিক ডেটা আনা (FILTER Formula):

যেখানে পণ্যের নাম শুরু হবে (ধরুন B10 সেল), সেখানে নিচের ফর্মুলাটি লিখুন:

$$=FILTER('Source Data'!C2:F7, 'Source Data'!A2:A7 = G4, "No Data")$$

ব্যাখ্যা: এই ফর্মুলাটি 'Source Data' টেবিল থেকে ৩য় কলাম (Product Name) থেকে ৬ষ্ঠ কলাম (Total) পর্যন্ত তথ্যগুলো ফিল্টার করে আনবে, যদি ইনভয়েস নম্বরটি আপনার ড্রপডাউন সেলের (G4) সাথে মিলে যায়।

ধাপ ৩: সৌন্দর্য বাড়ানো (Formatting)

বর্ডার ও কালার: ভিডিওর মতো ইনভয়েসটিকে প্রফেশনাল দেখাতে টেবিল হেডারগুলোতে ব্যাকগ্রাউন্ড কালার ব্যবহার করুন।

অটো সাম (Total): ইনভয়েসের নিচে মোট টাকা যোগ করার জন্য =SUM() ফর্মুলা ব্যবহার করুন।

টিপস: যদি আপনার মাইক্রোসফট এক্সেলের ভার্সন পুরনো হয় (যেমন Excel 2016 বা তার আগের), তবে FILTER ফাংশনটি কাজ করবে না। সেক্ষেত্রে আপনাকে VLOOKUP বা INDEX-MATCH ব্যবহার করতে হবে।

আসলে FILTER ফাংশনটি শুধুমাত্র Microsoft 365 এবং Excel 2021 বা তার পরের ভার্সনগুলোতে পাওয়া যায়। আপনার এক্সেল যদি পুরনো হয় (যেমন: Excel 2013, 2016 বা 2019), তবে এটি কাজ করবে না।

চিন্তার কিছু নেই! যদি FILTER কাজ না করে, তবে আমরা VLOOKUP অথবা INDEX-MATCH ব্যবহার করে একই কাজ করতে পারি। তবে ইনভয়েসের ক্ষেত্রে VLOOKUP সবচেয়ে সহজ।

নিচে একটি বিকল্প উপায় দেওয়া হলো:

বিকল্প পদ্ধতি: VLOOKUP ব্যবহার করে (সব ভার্সনের জন্য)

ধরা যাক, আপনার মূল ডেটা টেবিলটি 'Source Data' শিটের A1:F7 রেঞ্জে আছে। আর আপনি 'Invoice' শিটের G4 সেলে ইনভয়েস নম্বরটি ড্রপডাউন থেকে সিলেক্ট করেছেন।

এখন ডেটাগুলো আনার জন্য নিচের ফর্মুলাগুলো ব্যবহার করুন:

পণ্যের নাম (Product Name) আনতে: =VLOOKUP($G$4, 'Source Data'!$A$2:$F$7, 3, FALSE) (এখানে 3 মানে হলো ৩ নম্বর কলামে পণ্যের নাম আছে)

পরিমাণ (Quantity) আনতে: =VLOOKUP($G$4, 'Source Data'!$A$2:$F$7, 4, FALSE)

একক মূল্য (Unit Price) আনতে: =VLOOKUP($G$4, 'Source Data'!$A$2:$F$7, 5, FALSE)

একটি সীমাবদ্ধতা ও সমাধান:

VLOOKUP সাধারণত একটি ইনভয়েসের শুধুমাত্র প্রথম আইটেমটি দেখায়। যদি একটি ইনভয়েসে ৩-৪টি আলাদা পণ্য থাকে (যেমন INV-001 এ ল্যাপটপ, মাউস ও র‍্যাম আছে), তবে VLOOKUP দিয়ে সব আইটেম আনা একটু কঠিন।

সহজ সমাধান: যদি আপনার ইনভয়েসে একাধিক পণ্য থাকে এবং FILTER ফাংশন কাজ না করে, তবে আপনাকে একটি Helper Column (সহায়ক কলাম) ব্যবহার করতে হবে।পড়ার জন্য অসংখ্য ধন্যবাদ।। ভালো লাগলে অবশ্যই লাইক শেয়ার করুন।।লেখক : আব্দুল মুসরেফ খাঁন (কনকপুর)পাঁশকুড়া : পূর্বমেদিনীপুর : email :lib.pbc@gmail.com